DoC vault

Vermeiden Sie kostspielige Fehler und Compliance-Risiken durch sicheres Dokumentenmanagement.

Reduzieren Sie das Risiko verlorener Dateien, falsch abgelegter Datensätze und unbefugten Zugriffs, indem Sie alle transportbezogenen Dokumente zentralisieren und sichern.

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Wie funktioniert das?
SCHMERZPUNKTE

Wichtige transportbezogene Dokumente präzise und sicher verwalten.

Fragmentierte Dokumentation

Schwierigkeiten, verschiedene Dateiformate wie Videos, Bilder, Wartungsprotokolle und Kommunikationsaufzeichnungen während Transport- und Wartungsarbeiten zu speichern und darauf zuzugreifen.

Verzögerungen bei der manuellen Eingabe

Zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Dateneingabe, die zu Ineffizienzen führt.

Eingeschränkte Skalierbarkeit für umfangreiche Dateiverwaltung

Die Handhabung von Massen-Uploads, die Verwaltung von Dateigrößenbeschränkungen und die Sicherstellung der Speicherkapazität für zahlreiche Anhänge sind eine Herausforderung, ohne die Systemeffizienz zu beeinträchtigen.

Mangelnde Sichtbarkeit und Kontrolle

Die Identifizierung von Dateierstellern, die Nachverfolgung von Uploads und das Verständnis des Dokumentenstatus auf verschiedenen TMS-Portalen mangelt es an Transparenz und Rückverfolgbarkeit.

Risiko von Datenverlust und Compliance-Fehlern

Ineffiziente Organisations- und Sicherheitsmaßnahmen führen zu Risiken von Datenschutzverletzungen, versehentlichem Löschen oder Compliance-Problemen aufgrund fehlender Dokumentation.

Umständliche Benutzererfahrung

Manuelle Prozesse zum Hochladen, Organisieren und Abrufen von Dateien sind zeitaufwändig und fehleranfällig, was die betrieblichen Arbeitsabläufe verlangsamt.

LÖSUNGEN

Einhaltung der Vorschriften und Bereitstellung der richtigen Informationen in jeder Phase des Transportprozesses.

Zentraler Dokumentenspeicher im gesamten TVMS

Ermöglichen Sie das nahtlose Hochladen, Speichern und Abrufen verschiedener Dateiformate in Transport-, Wagen-, Wartungs- und Schadensabläufen, um Fragmentierung zu vermeiden.

Funktionen für Massen-Uploads und Dateiverwaltung

Nutzen Sie Massen-Uploads und profitieren Sie von  Fehlermeldungen für die reibungslose Verwaltung umfangreicher Dokumentationen.

Verbesserte Transparenz durch Rückverfolgbarkeit

Protokollieren Sie jeden Upload mit Angaben zum Ersteller und dem Upload-Datum, um eine vollständige Übersicht und Kontrolle über alle Vorgänge zu gewährleisten.

Robuste Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen

Verschlüsseln Sie Dateien, scannen Sie nach Malware und stellen Sie Aufbewahrungsprotokolle sicher, um sensible Daten zu schützen und die Einhaltung vertraglicher und betrieblicher Anforderungen zu gewährleisten.

Benutzerfreundliche Upload-Oberfläche und Aktionen

Vereinfachen und fördern Sie die Benutzerinteraktion mit leicht verständlichen und übersichtlichen Dateianzeigen, was die Akzeptanz und Effizienz verbessert und Fehler reduziert.

Wie Doc Vault  alle transportbezogenen Dokumente mit vollständiger Rückverfolgbarkeit zentralisiert.

Speichern und zentralisieren Sie alle transportbezogenen Dokumente

Verlieren Sie nie wieder transportbezogene Dokumente.

Haben Sie Probleme, Dokumente sicher und zentralisiert aufzubewahren?
Verloren gegangene Dokumente: Kritische Dateien für den Bahnbetrieb wie Wartungsprotokolle oder Frachtbriefe gehen häufig aufgrund unorganisierter Aufbewahrung verloren.
Verstreute Abspeicherung: Das Speichern von Dokumenten über mehrere Systeme oder Standorte hinweg macht das Abrufen zeitaufwändig und fehleranfällig.
Fehlende Sicherheitsmaßnahmen: Ohne angemessene Verschlüsselung oder Zugriffskontrolle sind sensible transportbezogene Daten anfällig für Sicherheitslücken oder unbefugten Zugriff.
Ineffizientes Teilen von Dokumenten: Das Teilen wichtiger Dateien mit Stakeholdern wird zu einem Engpass, wenn der zentrale Zugriff nicht verfügbar ist.
Risiken bei Nichteinhaltung der Vorschriften: Unvollständige oder fehlende Unterlagen können zu möglichen Strafen und Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften führen und den Betrieb gefährden.
Zentralisieren und schützen Sie mühelos Ihre Dokumente.
Zentraler Dokumenten-Hub: Bewahren Sie alle Bahnbetriebsdaten sicher auf, um eine reibungslose Verwaltung zu gewährleisten.
Robustes Suchen und Abrufen: Schnelles Auffinden und Abrufen von Dokumenten mit erweiterten Filtern und strukturierter Organisation.
Erweiterte Sicherheitsprotokolle: Schützen Sie vertrauliche Dokumente mit Verschlüsselung, Malware-Scans und benutzerspezifischen Berechtigungen.
Optimiertes Teilen: Ermöglichen Sie den schnellen und sicheren Austausch von Dokumenten mit relevanten Stakeholdern, um die Effizienz aufrechtzuerhalten.
Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass jedes Dokument sicher gespeichert, rückverfolgbar und den Industriestandards entspricht, um Strafen zu vermeiden.
Doc Vault for safe rail freight document storage
Speichern und Anzeigen von Dokumenten aller Art

Stellen Sie alle transportrelevanten Dokumente wie Wagen-, Schaden- und Wartungsberichte oder Frachtbriefe griffbereit bereit.

Versender haben Schwierigkeiten, wichtige Transportdokumente aufzubewahren und darauf zuzugreifen.
Fragmentierter Dokumentenspeicher: Transportbezogene Dokumente wie Wartungsberichte und Frachtbriefe werden an verschiedenen Orten gespeichert, was es schwierig macht, sie zu finden und abzurufen.
Eingeschränkte Verfügbarkeit von Dokumenten in allen Teams: Wichtige Interessengruppen haben oft Schwierigkeiten, in Echtzeit auf relevante Dokumente zuzugreifen, was zu Ineffizienzen im Arbeitsablauf führt.
Fehlende Standardisierung der Dokumentenformate: Eine Vielzahl von Dokumentenformaten ohne einheitliches System führt zu Kompatibilitätsproblemen und zusätzlichem Zeitaufwand.
Inkonsistente Zugriffskontrollen für Dokumente: Ohne  Zugriffsbeschränkungen können vertrauliche Dokumente unbefugten Benutzern zugänglich gemacht werden, was zu Compliance-Problemen und Verstößen gegen die Datensicherheit führen kann.
Manuelles und zeitaufwändiges Filesharing: Der manuelle Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Beteiligten ist ineffizient und anfällig für menschliche Fehler, die zu Verzögerungen und Missverständnissen führen.
Ein zentralisiertes und sicheres Dokumentenmanagement trägt zur Einhaltung der Vorschriften bei.
Zentralisierte Dokumentenablage: Speichern Sie alle transportbezogenen Dokumente, einschließlich Schadensmeldungen und Frachtbriefen, in einem einheitlichen System.
Verfügbarkeit von Dokumenten in Echtzeit: Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten sofort auf die neuesten Dokumente zugreifen können, wodurch die Zusammenarbeit verbessert und die operative Entscheidungsfindung beschleunigt wird.
Unterstützung für mehrere Dokumentformate: Ermöglichen Sie die nahtlose Speicherung und Anzeige verschiedener Dateitypen und stellen Sie sicher, dass kein Dokumentformat auf der Strecke bleibt.
Sicherer Zugriff mit rollenbasierten Berechtigungen: Zugriffskontrollen auf der Grundlage von Benutzerrollen stellen sicher, dass nur autorisiertes Personal vertrauliche Dokumente einsehen oder bearbeiten kann.
Optimierter Dateiaustausch und Zusammenarbeit: Teilen Sie Dokumente ganz einfach teamübergreifend um Verzögerungen zu reduzieren und die Kommunikation zu verbessern.
Verfolgen Sie URHEBER, Daten und Upload-Zeiten

Erhalten Sie dokumentierte Einblicke, um Maßnahmen und Zuständigkeiten zu verfolgen.

Wie wirkt sich das Fehlen einer Auftragsüberwachung in Echtzeit auf die Kundenzufriedenheit aus?
Fehlende Rückverfolgbarkeit von Dokumenten: Ohne eine klare Zuordnung ist es schwierig, den Ersteller, das Datum und die Uhrzeit der Uploads von Dokumenten nachzuverfolgen, was zu Verwirrung und potenziellen Fehlern bei kritischen Vorgängen führt.
Schwierigkeiten bei der Identifizierung der Urheber  von Dokumenten: In Abwesenheit von protokollierten Daten ist es schwierig, genau zu bestimmen, wer Dokumente hochgeladen oder geändert hat, was die Nachverfolgung von Zuständigkeiten erschwert.
Herausforderungen im Bereich Compliance und Audits: Ohne ein umfassendes Maßnahmenprotokoll wird es schwierig, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen, insbesondere wenn Audits klare Dokumentationsprotokolle erfordern.
Inkonsistente Aufzeichnung von Ereignissen: Fehlende Unterlagen machen es schwierig, vollständige Erkenntnisse aus der Praxis zu gewinnen, was zu Lücken im Betriebsprozess führt und die Entscheidungsfindung behindert.
Risiko von Missverständnissen und Fehlern: Ohne eine zuverlässige Methode zur Nachverfolgung von Änderungen nehmen Fehler und Missverständnisse zu, da die Benutzer nicht bestätigen können, wer welche Änderungen wann vorgenommen hat.
Zuständigkeiten und Rückverfolgbarkeit ermöglichen Verladern eine bessere Einhaltung der Vorschriften.
Aktionsdetails für jeden Upload protokollieren: Erfassen Sie automatisch jedes hochgeladene Dokument mit Details wie Ersteller, Datum und Uhrzeit, um eine klare Verantwortlichkeit zu gewährleisten und Unklarheiten zu vermeiden.
Klare Zuordnung zum Eigentum an Dokumenten: Bieten Sie einen vollständigen Überblick darüber, wer jedes Dokument hochgeladen und geändert hat, sodass Benutzer die Verantwortlichkeiten nachverfolgen und die Datenintegrität sicherstellen können.
Stellen Sie die Einhaltung vollständiger Prüfprotokolle sicher: Implementierung von Protokollen für alle Maßnahmen, die im TVMS durchgeführt werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen, und einen einfachen Zugriff für Audits zu ermöglichen.
Erfassen Sie vollständige Einblicke vor Ort: Erfassung und Anzeige aller relevanten Informationen vor Ort und Bereitstellung von Informationen in Echtzeit für bessere Entscheidungen und reibungslosere Abläufe.
Verbessern Sie die Kommunikation und reduzieren Sie Fehler: Die Protokollierung und Zuordnung aller Dokumentenvorgänge minimiert Fehler, was zu einem effizienteren und nachvollziehbaren Arbeitsablauf führt.

Machen Sie Ihr Dokumentenmanagement konform!

Erfahren Sie, wie Doc Vault Ihre Abläufe optimiert, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt und die Rechenschaftspflicht für alle transportbezogenen Dokumente erhöht.

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Unsere Kunden verändern die Branche

Lassen Sie sich von unseren Kunden überzeugen: Lernen Sie von Branchenführern!

Jérôme Bécamel
Leiter Supply Chain

Mit Everysens sind wir in der Lage, mehr Lkw auf die Schiene zu verlagern, um unsere CO2-Emissionen zu reduzieren. Wir haben sie bereits um 5% reduziert.

Youri Trinh
Refining and Chemicals - Supply Sales and Optimization - Germany

Mit der Lösung von Everysens digitalisieren wir einen komplexen Prozess zur Planung unserer Produktlieferungen auf der Schiene, um unsere Kunden besser zu bedienen und gleichzeitig unsere Kosten zu optimieren.

Aurélie Xantippe
Koordinatorin für Logistikabläufe, Abteilung Schienengüterverkehr

Die Zusammenarbeit mit Everysens war eine echte Entdeckung. Ihre Lösung im Bereich der Schienengeolokalisierung ist vollständig und stellt einen wichtigen Vorteil für die Kontrolle unseres Betriebs dar.

Amadou Sall
Koordinator für Schienenlogistik

Früher habe ich eine Woche gebraucht, um zu wissen, wo ein Waggon ist. Jetzt sehe ich die Position mit einem Klick.

Damien Roussel
Projektmanager Supply Chain

Wir haben uns für Everysens aufgrund des Fachwissens im Schienengüterverkehr entschieden, aber auch wegen der Qualität und Interoperabilität der Lösung, die es uns ermöglicht, eine einzige Quelle zuverlässiger Daten zu schaffen.

Jean-Marc Viallatte
VP Group Supply Chain

Die Digitalisierung unserer Lieferkette ist einer der Schlüsselbereiche, um die Qualität unseres Kundenservices zu verbessern: Sie ist eine unserer Prioritäten. Wir wollten proaktiver mit den Eventualitäten des Schienenverkehrs umgehen, was für unsere Kunden für einen sicheren und verantwortungsvollen Transport unerlässlich ist.

Nicolas Plouviez
Logistik-Leistungsmanager

Wir haben die Produktivität unseres Bahnbetriebs um 5% gesteigert und sparen 30% der für den Bahnbetrieb aufgewendeten Zeit ein.

Oetze Dusseljee
Global Category Manager Supply Chain

Der innovative Digitalisierungsansatz von Everysens hat unsere Versandplanung rationalisiert, sodass wir die Komplexität des Schienenverkehrs proaktiver bewältigen können. Das Engagement und die Expertise des Everysens-Teams waren maßgeblich an unserer Roadmap zur Digitalisierung der Logistik beteiligt, da wir schnell eine maßgeschneiderte Lösung lieferten und den Wert echter Zusammenarbeit und innovatives Denken in der Logistik unter Beweis stellten.

Yves Antoine
Direktor für globale Logistikbeschaffung

Everysens verbessert unseren Service für unsere Kunden und liefert ihnen genauere und schnellere Informationen über Bahntransporte.

Wieso, weshalb, warum?
Gute Fragen und Antworten gibt's hier.

Alles, was Sie über Doc Vault wissen müssen. Fehlt noch etwas? Kontaktieren Sie uns!

Kann ich Massenaktionen für Dokumente in Doc Vault ausführen?

Ja, mit Doc Vault können Benutzer Massenaktionen wie Massendownloads oder Löschvorgänge ausführen, was die Dokumentenverwaltung vereinfacht und die Effizienz beim Umgang mit großen Dateimengen verbessert.

Wie hilft Doc Vault bei der Dokumentensicherheit im Schienengüterverkehr?

Alle in Doc Vault hochgeladenen Dateien werden verschlüsselt und auf Malware gescannt, sodass Ihre vertraulichen Dokumente sicher sind. Darüber hinaus regeln Benutzerberechtigungen, wer Dateien hochladen, löschen oder ändern kann, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Kann ich den Status meiner hochgeladenen Dokumente einsehen?

Ja, Doc Vault bietet eine klare Ansicht aller hochgeladenen Dokumente und zeigt relevante Metadaten wie Dokumenttyp, Größe, Upload-Datum und den Ersteller an. Sie können auch den Status von Dokumenten im Rahmen von Transport-, Wartungs- und Schadensabläufen verfolgen.

Wie stellt Doc Vault die Einhaltung der Vorschriften sicher?

Doc Vault protokolliert automatisch jede Aktion, einschließlich Uploads und Änderungen von Dokumenten, mit Angaben zum Ersteller, Datum und Uhrzeit. Dieser Audit-Trail gewährleistet eine vollständige Rückverfolgbarkeit und hilft Ihnen dabei, gesetzliche und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Welche Arten von Dokumenten können in Doc Vault gespeichert werden?

Doc Vault unterstützt eine Vielzahl von Dokumenttypen, darunter Bilder (JPEG, PNG), PDFs, Word-Dateien (DOC/DOCX), Excel-Tabellen (XLS/XLSX), Videos (MP4, MOV), E-Mails (EML, MSG) und viele mehr. Dies gewährleistet eine umfassende Speicherung aller Transport-, Wartungs- und Schadensdateien.

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Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über Ihre Transportabläufe

Mit Insights 360° haben Sie Zugriff auf intuitive Dashboards, die Kosten, Flottenauslastung und vieles mehr im Vergleich zu Ihren Verpflichtungen anzeigen. So können Verlader ihre Leistung optimieren, Kosten senken und datengestützte Entscheidungen treffen.

Alle Ihre KPIs in einem Dashboard

Keine Blackbox mehr, wenn es um Schienengüterverkehr geht: Genießen Sie volle Transparenz und umsetzbare Erkenntnisse.

Steuern Sie Ihre Kostenrechnung in einem Dashboard

Erfahren Sie genau, wo Sie Maßnahmen ergreifen müssen, um Ihre Bahntransporte kostengünstiger zu gestalten.

Benutzerdefinierte Berichte und Benachrichtigungen

Steigern Sie Ihre Effizienz mit maßgeschneiderten Berichten und zeitnahen Benachrichtigungen für eine erhöhte Reaktivität.

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