doc vault

Évitez les erreurs coûteuses et les brèches de conformité grâce à une gestion sécurisée des documents de transport

Réduisez les risques de perte de fichiers, d'archives incomplètes et d'accès non autorisés en centralisant et en sécurisant tous les documents liés au transport.

Parlons-en !
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DÉFIS

Il est difficile de gérer en sécurité et avec précision les documents critiques liés au transport.

Documentation fragmentée entre les opérations

Les utilisateurs ont des difficultés à stocker et à accéder à divers formats de fichiers tels que des vidéos, des images, des journaux de maintenance et des enregistrements de communication lors des opérations de transport et de maintenance.

Délais de saisie manuels

La saisie manuelle des données est chronophage et source d'erreurs, ce qui entraîne des inefficacités.

Évolutivité limitée pour la gestion de fichiers à grande échelle

La gestion des téléchargements en masse et des limites de taille des fichiers ainsi que la garantie de la capacité de stockage de nombreuses pièces jointes sans compromettre l'efficacité du système constituent un défi colossal.

Manque de visibilité et de contrôle

L'identification des créateurs de fichiers, le suivi des téléchargements et la compréhension de l'état des documents sur les différents portails TMS manquent de transparence et de traçabilité.

Risque de perte de données et de non-conformité

Organisation et sécurité inefficaces entraînent des risques de violations de données, de suppressions accidentelles ou de problèmes de conformité dus à des documents manquants.

Une expérience utilisateur fastidieuse

Les processus manuels de téléchargement, d'organisation et de récupération des fichiers prennent beaucoup de temps et sont sujets à des erreurs, ce qui ralentit les flux de travail opérationnels.

SOLUTION

Soyez conforme et ayez accès aux bonnes informations à chaque étape du processus de transport.

Stockage centralisé des documents sur le TVMS

Facilitez le téléchargement, le stockage et la récupération de divers formats de fichiers dans les flux de travail liés au transport, aux wagons, à la maintenance et aux dommages afin d'éliminer la fragmentation.

Fonctions de téléchargement en masse et de gestion de fichiers

Utilisez les téléchargements groupés et bénéficiez de messages d'erreur avancés pour une gestion fluide de la documentation à grande échelle.

Transparence accrue grâce à la traçabilité

Enregistrez chaque téléchargement avec les informations sur le créateur et la date de téléchargement pour offrir une visibilité et un contrôle complets sur l'ensemble des opérations.

Des mesures de sécurité et de conformité robustes

Chiffrez les fichiers, recherchez les logiciels malveillants et garantissez des protocoles de conservation pour sécuriser les données sensibles et garantir la conformité aux exigences contractuelles et opérationnelles.

Une interface agréable et intuitive

Simplifiez et encouragez l'interaction des utilisateurs grâce à des affichages de fichiers faciles à comprendre et organiser, améliorant ainsi l'adoption, l'efficacité et réduisant les erreurs.

Axé sur la conformité et la sécurité : Doc Vault centralise la gestion de tous les documents liés au transport avec une traçabilité complète.

Stockez et centralisez en toute sécurité les documents relatifs à vos opérations ferroviaires

Ne perdez plus jamais les documents relatifs au transport.

Vous avez du mal à sécuriser et à centraliser la documentation des opérations ferroviaires ? Voici pourquoi :
Documents perdus ou égarés : les dossiers essentiels des opérations ferroviaires, tels que les carnets de maintenance ou les lettres de voiture, sont souvent perdus en raison d'un stockage désorganisé.
Emplacements de stockage éparpillés : le stockage de documents sur plusieurs systèmes ou emplacements rend la récupération fastidieuse et sujette aux erreurs.
Absence de mesures de sécurité : sans chiffrement ni contrôle d'accès appropriés, les données sensibles liées au transport sont vulnérables aux violations ou à une consultation non autorisée.
Partage inefficace de documents  : le partage de fichiers importants avec les parties prenantes devient un goulot d'étranglement lorsque l'accès centralisé n'est pas disponible.
Risques de non-conformité : des documents incomplets ou manquants peuvent entraîner des sanctions et des violations de réglementation, mettant ainsi en péril les opérations.
Centralisez et protégez facilement les documents relatifs aux opérations ferroviaires. Voici comment procéder :
Hub de documents centralisé : Stockez en toute sécurité tous les fichiers d'exploitation ferroviaire dans un emplacement sécurisé et facile d'accès pour une gestion fluide.
Recherche et extraction robustes : Trouvez et récupérez rapidement des documents grâce à des filtres avancés et à une organisation structurée.
Protocoles de sécurité avancés : Protégez les documents sensibles grâce au chiffrement, à l'analyse des programmes malveillants et à des autorisations spécifiques à l'utilisateur.
Partage simplifié : Permettez un partage rapide et sécurisé de documents avec les parties prenantes concernées pour maintenir l'efficacité.
Garantie de conformité réglementaire : Assurez-vous que chaque document est stocké en toute sécurité, traçable et conforme aux normes du secteur pour éviter les pénalités.
Doc Vault for safe rail freight document storage
Stockez et affichez tout type de document

Rendez tous les documents essentiels pour votre transport facilement accessibles.

Les chargeurs rencontrent des difficultés pour stocker et accéder aux documents de transport essentiels. Voici pourquoi :
Stockage fragmenté des documents : les documents liés au transport, tels que les rapports de maintenance et les lettres de voiture, sont stockés à différents endroits, ce qui rend leur recherche et leur accès difficiles.
Disponibilité limitée des documents entre les équipes : les principales parties prenantes ont souvent du mal à accéder aux documents pertinents en temps réel, ce qui retarde la prise de décision et crée des inefficacités dans le flux de travail.
Absence de standardisation des formats de documents : le stockage de divers formats de documents sans système unifié entraîne des problèmes de compatibilité et augmente le temps consacré à l'organisation et à la conversion des fichiers.
Contrôles d'accès aux documents incohérents : sans restrictions d'accès appropriées, les documents sensibles peuvent être exposés à des utilisateurs non autorisés, ce qui peut entraîner des problèmes de conformité et des violations de la sécurité des données.
Partage de fichiers manuel et fastidieux : le partage manuel de documents avec différentes parties prenantes est inefficace et sujet à l'erreur humaine, entraînant des retards et des problèmes de communication.
La gestion centralisée et sécurisée des documents permet de garantir la conformité. Voici comment procéder :
Stockage centralisé des documents : stockez tous les documents liés au transport, y compris les rapports de dommages et les lettres de voiture, dans un système unifié pour un accès facile par toutes les parties prenantes concernées.
Disponibilité des documents en temps réel : assurez-vous que les parties prenantes ont un accès immédiat aux derniers documents, améliorant ainsi la collaboration et accélérant la prise de décisions opérationnelles.
Prise en charge de plusieurs formats de documents : permettez un stockage et un affichage fluides de différents types de fichiers, en vous assurant qu'aucun format de document n'est oublié.
Accès sécurisé aux documents grâce à des autorisations basées sur les rôles : mettez en œuvre des contrôles d'accès basés sur les rôles des utilisateurs, en veillant à ce que seul le personnel autorisé puisse consulter ou modifier les documents sensibles.
Partage de fichiers et collaboration rationalisés : partagez facilement des documents entre les équipes grâce à des actions groupées et à des mises à jour en temps réel, afin de réduire les délais et d'améliorer la communication.
Suivez les auteurs, les dates et les heures de téléchargement des documents

Obtenez des informations documentées sur le terrain pour suivre les actions et les responsables.

Comment l'absence de suivi des commandes en temps réel affecte-t-elle la satisfaction des clients ?
Absence de traçabilité des documents : sans attribution claire, il est difficile de suivre le créateur, la date et l'heure des téléchargements de documents, ce qui entraîne de la confusion et des erreurs potentielles lors des opérations critiques.
Difficulté à identifier le propriétaire du document : en l'absence d'informations enregistrées, il est difficile de déterminer qui a téléchargé ou modifié des documents, rendant difficile la traçabilité des responsabilités.
Défis en matière de conformité et d'audit : sans un journal complet des actions, il devient difficile de garantir la conformité aux réglementations, en particulier lorsque les audits nécessitent des pistes documentaires claires.
Enregistrement incohérent des informations sur le terrain : l'absence de documentation complique la collecte d'informations complètes sur le terrain, ce qui laisse des lacunes dans le processus opérationnel et entrave la prise de décisions.
Risque de mauvaise communication et d'erreurs : sans méthode fiable pour suivre les modifications, les erreurs et les problèmes de communication se multiplient, car les utilisateurs ne peuvent pas confirmer qui a effectué quelles modifications et quand.
La responsabilité et la traçabilité améliorent la conformité.
Consignez les détails des actions pour chaque téléchargement : enregistrez automatiquement chaque téléchargement de document avec des informations telles que le créateur, la date et l'heure, afin de garantir une responsabilité claire et d'éliminer toute ambiguïté.
Attribution claire de la propriété du document : fournissez une visibilité complète sur les personnes qui ont téléchargé et modifié chaque document. Les utilisateurs peuvent ainsi suivre les responsabilités et garantir l'intégrité des données.
Garantissez la conformité grâce à des pistes d'audit complètes : historisez chaque action entreprise dans le TVMS afin de garantir la conformité, de faciliter l'accès lors des audits et de garantir le respect des normes réglementaires.
Capturez des informations complètes sur le terrain : capturez et affichez toutes les informations pertinentes sur le terrain, permettant un accès en temps réel pour une meilleure prise de décision et des opérations plus fluides.
Améliorez la communication et réduisez les erreurs : grâce à la journalisation et à l'attribution de chaque action sur le document, les erreurs sont minimisées et le flux de travail devient plus efficace et responsable.

Rendez votre gestion documentaire conforme !

Découvrez comment Doc Vault standardise vos opérations, garantit la conformité et renforce la responsabilité pour tous les documents liés au transport.

Parlons-en

Nos clients en parlent le mieux

Découvrez les forces motrices qui transforment le secteur du fret ferroviaire

Jerome Becamel
Directeur de la chaîne d'approvisionnement

Grâce à Everysens, nous sommes en mesure de transférer davantage de camions vers le rail, afin de réduire nos émissions de CO2. Nous les avons déjà réduits de 5%.

Youri Trinh
Raffinage et produits chimiques, vente et optimisation de l'approvisionnement, Allemagne

Avec la solution d'Everysens, nous numérisons un processus complexe de planification des expéditions de nos produits par chemin de fer, afin de mieux satisfaire nos clients tout en optimisant nos coûts.

Aurélie Xantippe
Coordinateur des flux logistiques, Division ferroviaire

Travailler avec Everysens a été une véritable découverte. Leur solution dans le domaine de la géolocalisation ferroviaire est complète et constitue un atout majeur pour le suivi de nos opérations.

Amadou Sall
Coordinateur de la logistique ferroviaire

Auparavant, il me fallait une semaine pour savoir où se trouvait un wagon. Maintenant, je peux le faire en 1 clic.

Damien Roussel
Chef de projet de la chaîne d'approvisionnement

Nous avons choisi Everysens pour son expertise dans l'environnement ferroviaire, mais également pour la qualité et l'interopérabilité de la solution, qui nous permet de créer une source unique de données fiables.

Jean-Marc Viallatte
VP Group, chaîne d'approvisionnement

La numérisation de notre chaîne d'approvisionnement est l'un des domaines clés pour améliorer la qualité de notre service client : c'est l'une de nos priorités. Nous voulions être plus proactifs dans la gestion des imprévus du transport ferroviaire, qui est essentiel pour nos clients pour un transport sûr et responsable.

Nicolas Plouviez
Responsable de la performance logistique

Nous avons augmenté de 5% la productivité de nos opérations ferroviaires et économisé 30% du temps consacré aux opérations ferroviaires

Oetze Dusseljee
Responsable des catégories mondiales pour la logistique

L'approche innovante d'Everysens en matière de numérisation a rationalisé notre planification des expéditions, ce qui nous a permis de gérer de manière plus proactive les complexités du transport ferroviaire. Le dévouement et l'expertise de l'équipe Everysens ont joué un rôle déterminant dans notre feuille de route de numérisation de la logistique en fournissant rapidement une solution sur mesure, démontrant ainsi la valeur d'une véritable collaboration et d'une pensée innovante dans le domaine de la logistique.

Yves Antoine
Directeur des achats logistiques mondiaux

Everysens améliore le service que nous offrons à nos clients et leur fournit des informations plus précises et plus rapides sur les livraisons ferroviaires.

Des questions ? Parlons-en !

Tout ce que vous devez savoir sur Doc Vault.

Puis-je effectuer des actions groupées sur des documents dans Doc Vault ?

Oui, Doc Vault permet aux utilisateurs d'effectuer des actions en masse, telles que des téléchargements ou des suppressions en masse, simplifiant ainsi la gestion des documents et améliorant l'efficacité lorsqu'ils traitent de gros volumes de fichiers.

Comment Doc Vault contribue-t-il à la sécurité des documents ?

Tous les fichiers chargés sur Doc Vault sont chiffrés et scannés pour détecter les logiciels malveillants, ce qui garantit la sécurité de vos documents sensibles. En outre, les autorisations des utilisateurs contrôlent qui peut télécharger, supprimer ou modifier des fichiers, empêchant ainsi tout accès non autorisé.

Puis-je suivre l'état de mes documents téléchargés avec Doc Vault ?

Oui, Doc Vault fournit une vue claire de tous les documents téléchargés, en affichant les métadonnées pertinentes telles que le type de document, sa taille, la date de téléchargement et son créateur. Vous pouvez également suivre l'état des documents dans le cadre des flux de travaux relatifs au transport, à la maintenance et aux dommages.

Comment Doc Vault garantit-il la conformité aux réglementations ?

Doc Vault enregistre automatiquement chaque action, y compris les téléchargements et les modifications de documents, avec des informations sur le créateur, la date et l'heure. Cette piste d'audit garantit une traçabilité complète, vous aidant à répondre aux exigences réglementaires et de conformité.

Quels types de documents peuvent être téléchargés et stockés dans Doc Vault ?

Doc Vault prend en charge un large éventail de types de documents, notamment des images (JPEG, PNG), des PDF, des fichiers Word (DOC/DOCX), des feuilles Excel (XLS/XLSX), des vidéos (MP4, MOV), des e-mails (EML, MSG) et bien d'autres encore. Ceci garantit un stockage complet de tous les fichiers liés au transport, à la maintenance et aux dommages.

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Obtenez une vue d'ensemble de vos opérations de transport

Avec Insights 360°, accédez à des tableaux de bord intuitifs qui permettent de suivre les coûts, l'utilisation de la flotte, etc. Optimisez les performances, réduisez les coûts et prenez des décisions fondées sur des données.

Vos KPI de performance ferroviaire sur un seul tableau de bord

Finies les boîtes noires en matière de fret ferroviaire : profitez d'une transparence totale et d'informations exploitables.

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Sachez exactement où agir pour rendre vos transports ferroviaires plus rentables.

Définissez des objectifs personnalisés et des alertes basées sur les événements

Gagnez en efficacité grâce à un reporting personnalisé et à des alertes ponctuelles pour une réactivité accrue.

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